Las tres formas
| Método | Planes de QuickBooks Online | Actualización | Coste |
|---|---|---|---|
| Exportar a Google Sheets (Intuit) | Advanced, según la ayuda de Intuit | Copia única en cada exportación | Incluido en Advanced |
| Exportar a Excel e importar | Todos | Manual, cada vez | Gratis |
| Complemento SheetsSync | Todos (Simple Start, Essentials, Plus y Advanced) | Con un clic (Free) o programada, como mucho cada hora (Pro) | Plan Free; Pro 19,99 USD/mes |
Método 1: Exportar a Google Sheets desde QuickBooks
La ayuda de Intuit describe la opción Exportar a Google Sheets como una función de QuickBooks Online Advanced. Si tu empresa tiene ese plan:
- Abre Informes y elige el informe (por ejemplo, Pérdidas y ganancias).
- Ajusta el periodo y haz clic en el icono de Exportar.
- Elige Exportar a Google Sheets, inicia sesión con tu cuenta de Google y acepta los permisos.
La primera vez necesitas una cuenta de Google y permitir ventanas emergentes de QuickBooks. Si ves un mensaje que pide configurarlo a través del administrador, tu rol de usuario probablemente no puede exportar; pide al administrador principal que lo haga o que cambie tu rol. La hoja que se crea es una copia fija: para tener datos nuevos hay que exportar otra vez. Más detalles en inglés en Google Sheets Export Not Working in QuickBooks Online?
Método 2: exportar a Excel e importar en Google Sheets
Funciona con cualquier plan y no cuesta nada:
- En QuickBooks, abre el informe, ajusta el periodo y elige Exportar > Exportar a Excel.
- En Google Sheets, abre Archivo > Importar > Subir y elige el archivo
.xlsx. - Selecciona Insertar hojas nuevas para no sobrescribir otra pestaña.
- Borra las filas de título que añade QuickBooks para que los encabezados queden en la fila 1.
El problema es que hay que repetirlo cada semana o cada mes, y las fórmulas que apuntan a la copia anterior se rompen si cambian las columnas.
Método 3: sincronizar con SheetsSync
SheetsSync es un complemento de Google Sheets que se conecta directamente a QuickBooks Online y escribe los datos en una pestaña. No depende del botón de exportar de Intuit ni de tu plan. La interfaz del complemento está en inglés, así que abajo verás los nombres de los menús tal como aparecen.
- Instala SheetsSync desde Google Workspace Marketplace.
- En tu hoja, abre Extensiones > SheetsSync > Open SheetsSync y haz clic en Connect QuickBooks. Apruebas el acceso en la pantalla de inicio de sesión de Intuit; SheetsSync nunca ve tu contraseña.
- Abre Configure This Sheet y elige qué sincronizar.
- Marca las columnas, el periodo (por ejemplo From Date to Today desde el 1 de enero) y, en los informes, el método contable: Accrual (devengo, por defecto) o Cash (caja).
- Haz clic en Sync. Para actualizar, vuelve a hacer clic en Sync, o programa la sincronización en Pro.
Qué puedes sincronizar
- 3 informes: Pérdidas y ganancias (Profit & Loss), Balance (Balance Sheet) y Lista de transacciones (Transaction List).
- 9 tipos de datos: facturas, clientes, proveedores, productos y servicios, pagos, facturas de proveedores, compras (gastos, cheques y tarjetas), plan de cuentas y asientos de diario.
En los informes, SheetsSync escribe una fila por cuenta con su importe y omite los subtotales de QuickBooks, para que puedas sumar a tu manera. Mantén tus fórmulas y gráficos en otras pestañas, porque cada sincronización reescribe la pestaña sincronizada.
Planes y precios de SheetsSync
| Plan | Qué incluye |
|---|---|
| Free | 1 tipo de dato o informe a elegir, hasta 3 hojas configuradas, sincronización manual (clic en Sync). |
| Pro | Los 9 tipos de datos y los 3 informes, hojas ilimitadas, sincronización programada (cada hora, cada 6 horas, diaria o semanal), sincronización por webhook, sincronización bidireccional y envío masivo. 19,99 USD al mes o 159,99 USD al año. |
| Prueba de Pro | 14 días sin pedir tarjeta. Si no añades una tarjeta al terminar, la cuenta vuelve a Free, no se cobra nada y tus hojas y ajustes se conservan. |
La sincronización más frecuente es cada hora, porque Google solo permite a los complementos ejecutar tareas programadas una vez por hora. La sincronización bidireccional (Pro) permite editar clientes, proveedores, facturas, facturas de proveedores y productos en la hoja y enviarlos a QuickBooks; los informes son solo de lectura. SheetsSync funciona con QuickBooks Online, no con QuickBooks Desktop.